Bestyrelsen

Bestyrelsesmøde – Musikskolen
Mødedato: 13.08.2024
Mødested: Personalerum på Søndersøskolen
Møde start/slut: Kl. 18:30-20:30

Deltagere:
Marianne B. Jensen (fungerende formand), John Syberg, Anne-Lise Sievers, Anja Lund,
Helene Gudiksen, Lars K. Mortensen og Karin P. Jensen

Fraværende
Karin Rochler, Charlotte Bokær

1. Godkendelse af dagsorden. (5 min)

Sagens kerne:
Godkendelse af dagens dagsorden

Proces:
Beslutning

Sagens baggrund:

Beslutningsreferat:
- Der tilføjes et punkt til dagsorden: Takster 2025 – punktet tages under punk 5, Økonomi.

2. Godkendelse af referat. Bilag 1 (5 min)

Sagens kerne:
Godkendelse af referat fra møde 5. marts 2024

Proces:
Beslutning

Sagens baggrund:

Beslutningsreferat:
- Godkendt – referatet underskrives af de fremmødte

3. Ledelsen giver en status om Nordfyns Musikskole (20 min)

Sagens kerne:
Orientering om Musikskolens virke siden sidste bestyrelsesmøde

Proces:
Orientering

Sagens baggrund:
Ledelsen giver en orientering om situationen i administrationen,

Beslutningsreferat:

• Søren Høgsted har ønsket, at trække sig ud af bestyrelsen. Marianne B. Jensen indtræder som fungerende
  formand.
• Monica forventer, at komme tilbage fra barsel efter vinterferien 2025.
• Præsentation af Helene Gudiksen, som er ansat som ny souschef.
  - Helene er flyttet til Fyn for et par år siden. Opvokset i KBH. Spillet blokfløjte, klaver og sunget i diverse kor. Har en uddannelse i Musik- og teatervidenskab. Har været ansat i bl.a. Operaen og Kulturhus/Klaverfabrikken. Stort velkommen til Helene.!
• Juni måned er gået med planlægning af kommende skoleår, hvor Helene har været en rigtig stor del af denne planlægning, så hun nu er godt indsat i arbejdsgangene.
• Lars og Helene har sammen afholdt forventningsafstemningssamtaler med hele personalet. Der er lavet referat af disse samtaler således de altid kan tilgås ved evt. tvivl om arbejdsopgaver.
• Vores basununderviser Anne Lene har opsagt sin stilling ved Nordfyns Musikskole og er blevet souschef i Assens Musikskolen. Dette bevirkede, at der før sommerferien skulle findes en ny underviser til Dyb messing
  samt en koordinator til dagtilbudsområdet. Anne Lene var også AMR og ved seneste personalemøde blev sangunderviser Sofie valgt som ny AMR.
• Daniel C. Bruun er blevet ansat som ny underviser i dyb messing. Daniel har mange kompetencer som bl.a. også indeholder undervisning i dagtilbud, orkesterledelse, kan indgå i Musikværksted samt mange andre forcer.
• Koordineringen af dagtilbudsområdet vil fremadrettet blive koordineret af sang- og dagtilbudsunderviser Rikke.

4. Nyt fra lærergruppen v. JS (5 min)

Sagens kerne:
Orientering om hvad der rører sig i lærergruppen

Proces:
Orientering

Sagens baggrund:
Orientering om hvad der sker i lærergruppen

Beslutningsreferat:

• Blandt personalet er der stor opbakning til den rokade der har været ifm. Lars´ fratrædelse og ansættelse af Monica som leder og Helene som souschef.
• Der har været afholdt 6 skolekoncerter i april. God opbakning til koncerterne.
• Der har været afholdt talentkoncert hvor 10 talentelever aflagde deres årsprøveoptræden.
• Multiorkestret bliver bedre og bedre fra gang til gang.
• Containerteamet har haft lidt svært ved, at få elever og andre til at deltage i deres arrangementer.
• Der har været afholdt Otterup Musikfestival. Musikskolen havde et orkester med.
• Uge 34 bliver en PR uge, hvor der kommer til at ske rigtig mange ting og tiltag for at indfange nye elever.
• The Bound Band (Talentorkestret) tager til foråret 2025 på en lille PR Turné så de kommer ud og viser hvad de kan og lave deres form for skolekoncerter for overbygningen

5. Orientering og status på økonomi v. KPJ – bilag 2 (10 min)

Sagens kerne:
Status på økonomi + Takster 2025

Proces:
Orientering + beslutning

Sagens baggrund:
Forbruget i Musikskolen frem til dd.

Beslutningsreferat:

• Gennemgang af forbrugsrapport frem til dd.
• Efter gentagende henvendelser til Økonomi mangler der stadig, at blive omplaceret budgetmidler til de enkelte psp-elementer. Det er nu endelig lykkes, at få et møde i stand med Mark fra Økonomi så dette kan
  komme på plads. Mødet afholdes i uge 34.
• Alle budgetposter holder sig inden for rammen hvilket også forventes fremadrettet resten af året.
• Der kommer en udgift til ventilation i kælderen. For at sikre at vores instrument ikke får skade af dårligt indeklima skal der laves en form for ventilation i kælderen. Teknisk Forvaltning er på sagen.
• Efter en henvendelse til Løn og Personale-kontoret har Musikskolen fået oplyst, at der vil ske en regulering af lønmidler iht. de nye lønstigninger der er ifm. OK 24. Disse midler mangler fortsat at blive overført, så der afventes stadig en regulering af lønmidlerne.
• Den nuværende ordning med 10-kr puljen afskaffes og bliver herefter en del af den aftale der er lavet omkring LMS (Levende Musik i Skolen)
• Musikskolens takster blev gennemgået og bestyrelsen indstiller, at de nuværende takster fastholdet i 2025,
  så de vil se således ud:
   Soloundv. 15 min. 11 måneder: 250,-
   Soloundv. 25 min. 11 måneder: 430,-
   Soloundv. 40 min. 11 måneder: 620,-
   Soloundv. 50 min. 11 måneder: 630,-
   Fællesaktiviteter (gratis for soloelever/holdelever) 10 måneder: 180,-
   Indskrivningsgebyr til dækning af Copydanafgift mm. : 100,-
   Instrumentleje halvårligt: 540,-
   Kor halvårligt: 510,-

6. Status på kommende skoleår (30 min)

Sagens kerne:
Lederen giver en status

Proces:

Sagens baggrund:
jfr. Bestyrelsens årshjul giver lederen en status på planlægningen,

Beslutningsreferat:

• Musikskolen vil rigtig gerne, at alle børn i kommunen tilbydes forskellige musikforløb i løbet af deres opvækst.
  - Nyt tiltag i den forbindelse og som en fortsætter efter Rytmik er Musikværksted.
  - Musikværkstedet har vi store forventninger til og andre steder på Fyn har de god erfaring med at fastholde
  elever fra Musikværkstedet i andre tilbud i Musikskolen.
  - LMS – Levende Musik i Skolen – der er lavet en aftale med folkeskolerne omkring dette samarbejde, og
  skolerne har kommittet sig til, at LMS og Musikskolen skal kunne køre sideløbende med hinanden.
  7. Håndtering af nyt bestyrelsesvalg (10 min)
  Sagens kerne:
  Der skal findes nyt bestyrelsesmedlem.
  Proces: Drøftelse og håndtering – ledelsen fremlægger en plan
  Sagens baggrund:
  Søren Høgestedt har bedt sig afløst i musikskolens bestyrelse.
  Marianne Jensen er som næstformand nu fungerende formand.
  Beslutningsreferat:
  - Der er forslag om, at der sker et valg til bestyrelsen fredag d. 27. september, hvor der også er første samling
  til Multiorkestret, der vil i den forbindelse være en del forældre til stede.
  - Bestyrelsen godkender forslag og administrationen arbejder videre med dette.

8. Musikskolens vedtægter – Bilag 3 (10 min)

Sagens kerne: Stillingtagen til vedtægter

Proces:

Sagens baggrund:
Musikskolens vedtægter ønskes revideret, og der indstilles et forslag til vedtagelse i en politisk proces i
kommunalbestyrelsen.
Derefter en godkendelse i Slots- og kulturstyrelsen.

Beslutningsreferat:
- Gennemgang af forslag til ændring af vedtægter.
- Bestyrelsen godkender nyt forslag.
- Ifølge vedtægterne skal ændringerne godkendes på 2 af hinanden følgende bestyrelsesmøder, hvorfor dette
punkt kommer med ingen på næste bestyrelsesmøde for den endelige godkendelse i bestyrelsen. Herefter
skal kommunen godkende vedtægterne og efterfølgende skal Slots- og Kulturstyrelsen orienteres om
ændringerne.

9. Eventuelt (10 min)

Sagens kerne:
Proces:
Sagens baggrund:
Beslutningsreferat:
- Intet.

Bestyrelsesmøde – Musikskolen
Mødedato: 05.03.2024
Mødested: Glavendrupskolen afd. Søndersø personalerum
Møde start/slut: Kl. 19.00-21.00

Deltagere
Søren Høgstedt (formand), Marianne Biesbjerg Jensen, Charlotte Bokær, Karin Rochler, John Syberg, Anne-Lise Sievers, Anja Lund Kristensen, Lars K. Mortensen, Monica S. Andersen og Karin P. Jensen
Gæst: Thilde B. Kristensen – kommer og tager billeder af bestyrelsesmedlemmerne til hjemmeside.

1. Godkendelse af dagsorden. (10 min)

Sagens kerne:
Godkendelse af dagens dagsorden

Proces:
Beslutning

Referat:
- Godkendt

 

2. Godkendelse af referat. Bilag 1 (5 min)

Sagens kerne:
Godkendelse af referat fra møde 12. december 2023

Proces:
Beslutning

Referat:
- Godkendt

3. Ledelsen giver en status om Nordfyns Musikskole (15 min)

Sagens kerne:
Hvad er der sket i Musikskolen siden sidst og kommende aktiviteter.

Proces:
Orientering

Referat:

- LKM har opsagt sin stilling ved Musikskolen til fratrædelse med udgangen af august 2024.
- Der er kommet rigtig godt gang i Musikskolen nye tiltag med Multiorkester og Fællesorkester
- De forskellige teams arbejder godt og der arbejdes med en stor arbejdsglæde
- Der har været afholdt møde med Dagtilbudslederne omkring kommende sæson med musik til alle børn i de forskellige dagtilbud.
- Der har været kontakt med Nordfynsskolen omkring, at de også gerne vil være med i ordningen omkring Musik i dagtilbud til deres specialbørnehave.
- Sæsonplanen kører med alle de aktiviteter som er planlagt.
- Nordfyns Festivallen er aflyst i år – ansøgte midler hertil er ikke blevet bevilget.
- I det Fynske Samråd foregår arbejdet bl.a. omkring hvad der skal ske med den Fynske Instrumentbank.
- Den 1. marts blev der afholdt MED-dag, hvor MED-udvalget arbejdede med bl.a det pædagogiske islæt for den kommende sæson.
- Der er ansat ny sanglærer. Rikke Vejs-Petersen er startet 1. februar 2024.

4. Nyt fra lærergruppen v. JS (10 min)

Sagens kerne:
Orientering om hvad der rører sig i lærergruppen.

Proces:
Orientering

Referat:

- Der har været afholde julekoncerter med stort publikumfremmøde
- Stor succes med Multi- og Fællesorkester
- 3. februar blev der afholdt stor børnekoncert med ca. 280 deltagere
- Der er godt gang i de Kreative Containere
- Der arbejdes lige nu hen imod de kommende skolekoncerter der også i år får følgeskab af de nordfynske MGP-vindere. Vinderne i år er en gruppe drenge fra Sletten Skole afd. Otterup der har skrevet en rap.

 

5. Nyt fra folkeskoleområdet v. KR (10 min)

Sagens kerne:
Orientering om hvad der rører sig på folkeskoleområdet.

Proces:
Orientering

Referat:

- Der har været afholdt netværkskursus med Anders Møller.
- Næste netværkskursus kommer senere på foråret og er med Kirsten Seidenfaden – her vil der også være deltagelse af undervisere fra Musikskolen.
- Samarbejdet imellem musiklærerne i folkeskolen og musikskolen forløber rigtig godt.
- Musik for Livet – der er en velgørenhedskoncert – bliver en del af samarbejdet og løber af staben ifm. gospeldagen den 18. juni 2024.
- Der er i år 9 forløb ude på skolerne i projektet omkring Kirke/skole-kor.

 

6. Orientering og status på økonomi v. KPJ – bilag 2 + 3 (10 min)

Sagens kerne:
Status på økonomi. Årsregnskab 2023 og budget for 2024.

Proces:
Orientering

Referat:

- Musikskolen gik ud af 2023 med et overskud på kr. 737.000,-
- Overskuddet er hovedsagelig genereret ved lønrefusion af langtidssygemeldte personaler, hvor der ikke har været indkaldt ekstra personel.
- Derudover har der været brugt mindre på indkøb af udstyr og generelt på elevaktiviteter.
- Der er kommet mere deltagerbetaling ind, idet elevtallet fra august steg med knap 25 % (dog flest elever på den billige takst) og øvrige indtægter er steget især grundet mersalg at undervisning ude i institutionerne og i Dagtilbud.
- Forslag til budget 2024 er nu klar idet overskuddet fra 2023 er fordelt ud på de forskellige poster.
- Budget 2024 godkendes af bestyrelsen.

7. Visioner og målsætninger (15 min)

Sagens kerne:
Status på visionsarbejdet og implementering af de nye tiltag. Genbesøg af handleplan. Påbegyndelse af arbejde for hvad der skal ske videre frem.

Proces:
Drøftelse

Referat:

- Den oprindelige versionsplan 2020-2025 blev revideret i 2022.
- Musikskolen er nået langt – og mange dele er implementeret eller godt i gang.
- Vi mangler punktet omkring elevindflydelse og elevråd samt musikmiljø for de 16-25 årige. Ligeledes mangler der fokus på området omkring folkeskolen.

8. Tema: Hvor er musikskolen om 5 år. (15 min)

Sagens kerne:
Tema: Hvor er musikskolen om 5 år – drømme og tanker.

Proces:
Drøftelse

Referat:

- Der arbejdes videre på en ny Versionsplan 2.

9. PR strategi for kommende sæson v. TBK (10 min)

Sagens kerne:
Orientering omkring kommende PR strategi for promovering af musikskolens tilbud

Proces:
Orientering

Referat:

- Thilde orienterede om strategien for PR af Nordfyns Musikskole.
- Især her i foråret er der et større koncentreret arbejde omkring tilmelding til kommende sæson samt Musikskolens Dag.

 

10. Fastsættelse af bestyrelsesmøder (10 min)

Sagens kerne:
Fastsættelse af datoer for bestyrelsesmøder i efteråret 2024

Proces:
Beslutning

Referat:

- Næste møde er tirsdag d. 4. juni 2024 kl. 19-21
- De resterende møder for resten af året fastsættes på mødet den 4. juni.

 

11. Eventuelt (10 min)

Sagens kerne:

Proces:

Referat:

- Enkelte elever har efterlyst faget hørelære.
- Gennemgang af procesplan for ansættelse af ny leder til Musikskolen.

Bestyrelsesmøde – Musikskolen
Mødedato: 12.12.2023
Mødested: Søndersøskolens personalerum
Møde start/slut: Kl. 18.00-21.00
  
Deltagere
Søren Høgstedt (formand), Marianne Biesbjerg Jensen, Charlotte Bokær, Karin Rochler, John Syberg, Anne-Lise Sievers, Lars K. Mortensen, Monica S. Andersen og Karin P. Jensen
Claus H. Pedersen (stedfortræder for Annette Allesø)

Fraværende
Claus H. Pedersen, Charlotte Bokær.

1. Godkendelse af dagsorden. (10 min)

Sagens kerne:
Godkendelse af dagens dagsorden

Proces:
Beslutning

Referat:
- Godkendt

2. Godkendelse af referat. Bilag 1 (5 min)

Sagens kerne:
Godkendelse af referat fra møde 7. september 2023

Proces:
Beslutning

Referat:
- Referat godkendt – ligger til underskrift fra de fremmødte.

3. Ledelsen giver en status om Nordfyns Musikskole (15 min)

Sagens kerne:
Hvad er der sket i Musikskolen siden sidst og kommende aktiviteter.

Proces:
Orientering

Referat:
- Der er fundet ny forældrerepræsentant til Bestyrelsen – Charlotte Bokær Hansen
- Lars vender tilbage til januar. Med begrænsede opgaver og ikke på fuld tid til at starte med.
- Sang og dagtilbudsunderviser Emma Christiansen har opsagt sin stilling. Stillingen er nu opslået. Dagtilbudsundervisningen dækkes lige pt. ind via de andre undervisere i musikskolen.
- De nye orkestre – Multi- og Fællesorkester er startet godt op. Det har været en positiv oplevelse, hvilket både elever og forældre også giver udtryk for.
- Der er rigtig meget information som sendes ud til underviserne. På seneste personalemøde blev det besluttet, at der fremover vil blive udsendt nyhedsbrev ca. hver 14. dag som samler informationerne.
- Nyt lokale på Havrehedskolen som bliver vores sammen med Sundhedsplejersken og Ungdomsskolen. Der arbejdes lige pt. på at blive færdig med lokalet, så det kan tages i brug efter jul.
- Børne- & Unge-udvalget kommer på besøg på Musikskolen den 9. januar. Nærmere dagsorden kendes ikke endnu.

4. Nyt fra lærergruppen v. JS (10 min)

Sagens kerne:
Orientering om hvad der rører sig i lærergruppen

Proces:
Orientering

Referat:
- Stor ros til Monica der har løftet opgaven på fornemmeste vis i Lars´ fravær.
- Julekoncerterne er godt i gang og afsluttes den 14. december på Søndersøskolen.
- Der er kommet godt gang i de to nye store orkestre. Stine (blokfløjte) har lavet nogle flotte arrangementer til orkesterdagene for Multiorkestret. Multiorkester er for elever i 2.- 4.kl.
- Fællesorkestret for elever fra 5. kl. og op er også kommet godt i gang.
- Begge orkestre har én enkelt gang være samlet alle sammen – en god oplevelse for både begyndere og øvede elever. Dagen sluttede med en koncert hvor forældre kom og så med. Rigtig flot fremmøde.
- Det køre fortsat godt med holdundervisningen.
- Der har været afholdt en Dagtilbudskoncert og én mere kommer til foråret.
- Vi har fået to nye lokaler i Otterup som er Musikskolens egne (i hvert fald ind til videre)
- Der arbejdes nu på de kommende skolekoncerter.
- Der arbejdes på flere workshops i de kreative containere.

5. Orientering og status på økonomi v. KPJ – bilag 2 (10 min)

Sagens kerne:
Status på økonomi

Proces:
Orientering

Referat:
- Der mangler fortsat poster at blive bogført inde det endelige regnskab for 2023 kan opgøres.
- Som det ser ud lige pt. forventes et overskud på ca. 4-500.000,- når kendte udgifter bliver bogført. Dog mangler der fortsat indkøb som der ikke kendes udgift på endnu.
- De mange nye elever kan ses på opgørelse over deltagerbetaling. Der er kommet ca. 45.000,- mere ind i deltagerbetaling end budgetteret.
- De øvrige indtægter er også steget og der er ca. 43.000,- indkommet mere i indtægter end budgetteret og der mangler fortsat opkrævning for 2. forløb i Dagplejen. Dette forventes at løbe samlet op i ca. 30.000,- mere.
- Der er overskud på instrumentkontoen hvilket gør, at der nu er mulighed for at få sendt instrumenter til rep.
- Foreløbigt budget fremlægges. Endeligt budget kan først fastsættes når endeligt overskud fra 2023 kendes.

 

6. Henvendelse fra Nordfyns Billedskole (25 min)

Sagens kerne:
Status på henvendelse fra Nordfyns Billedskole

Proces:
Orientering

Referat:
- Der arbejdes fortsat på hvorvidt, at Nordfyns Billedskole skal blive en del af Nordfyns Musikskole.
- Forvaltningen er blevet orienteret omkring de drøftelser der har været med Billedskolen.
- Det skal undersøges om og i givet fald hvordan Billedskolen kan indgå i en Kulturskole eller en Musik- og Billedskole.
- Det kunne være ønskeligt hvis Musikskolen kunne være facilitator på kulturen på Nordfyn som kunne indeholde både billedkunst men også på sigt måske drama og skuespil.
- På ledelsesområdet og administrativt kan Musikskolen godt indeholde Billedskolen som Billedskolen tager sig ud nu. Men der skal selvfølgelig findes midler ud over den deltagerbetaling der vil være, til de merudgifter der vil komme ved at indeholde en Billedskole.
- Det er et spændende stykke arbejde der ligger forude og bestyrelsen bakker op omkring et videre arbejde mod en evt. kulturskole.

7. Visioner og nye tiltag (15 min)

Sagens kerne:
Status på visionsarbejdet og implementering af de nye tiltag.

Proces:
Drøftelse

Referat:
- Den nuværende handleplan løber til 2025. Handleplanen skal genbesøges og nye visioner skal til. På næste bestyrelsesmøde skal punktet drøftes igen og arbejdet skal påbegyndes for hvad der skal ske videre frem.

 

8. Bestyrelses årshjul (10 min)

Sagens kerne:
Genbesøg af bestyrelses årshjul.

Proces:

Referat:
- Gennemgang af årshjulet.
- Ønske om at punktet visioner også indeholder en status på igangværende visionsarbejde. Opsamling og nedfældning af status så det bliver mere synligt for alle hvad der sker og der er sket.
- Årshjulet godkendes for nuværende.

9. Fastsættelse af bestyrelsesmøder (10 min)

Sagens kerne:
Kommende bestyrelsesmøder.

Proces:
Beslutning

Referat:
- 5. marts og 4. juni er der kommende mødedatoer for Bestyrelsen. Tidsrammen er 19 – 21 i Søndersø.
- Efterårets møder aftales på næste møde.

10. Eventuelt (10 min)

Sagens kerne:

Proces:

Referat:
- Ønske fra Karin R. at der kommer fast punkt på dagsorden om folkeskoleområdet. Dette indskrives i årshjulet.
- Ønske om at der på hjemmesiden kommer til at fremgå, at Musikskolen har en bestyrelse. Thilde vil komme til næste bestyrelsesmøde og tage billeder og modtager gerne et par ord om hvem der sidder i bestyrelsen og hvorfor.
- 2023 har været et turbulent år i Ledelsen og administrationen med langtidssygemeldinger på skift. Stor ros og tak til personalet, for at Musikskolen alligevel kom igennem året både planlægningsmæssigt og udførselsmæssigt.

 

Bestyrelsesmøde – Musikskolen
Mødedato: 07.09.2023
Mødested: Søndersø Musikskolen
Start/slut: Kl. 19.00-21.00

Deltagere
Søren Høgstedt (formand), Marianne Biesbjerg Jensen, Karin Rochler, John Syberg, Anne-Lise Sievers, Monica S. Andersen og Karin P. Jensen

Fraværende
Afbud fra Lars K. Mortensen og Annette Allesø

1. Godkendelse af dagsorden.

Sagens kerne:
Godkendelse af dagens dagsorden

Proces:
Beslutning

Sagens baggrund:

Beslutningsreferat:

- Godkendt

2. Godkendelse af referat. Bilag 1

Sagens kerne:
Godkendelse af referat fra møde 7. februar 2023

Proces:
Beslutning

Sagens baggrund:

Beslutningsreferat:

- Godkendt og underskrevet af de tilstedeværende

3. Ledelsen giver en status om Nordfyns Musikskole

Sagens kerne:
Hvad er der sket i Musikskolen siden sidst og kommende aktiviteter.

Proces:
Orientering

Sagens baggrund:

Beslutningsreferat:

- Lars er fortsat fuldtidssygemeldt med hjernerystelse.
- Monica er tilbage efter sin orlov.
- Thilde er tilbage igen efter sin sygemelding.
- Der er kommet 4 ny medarbejdere siden sidste møde. Eva er ansat til Dagtilbud og Rytmik, Leyla til Dagtilbud og tværfløjteundervisning. Emma til Dagtilbud og sangundervisning. Marie til klaverundervisning.
- Dagtilbud er kommet godt i gang og skal dække ca. 84 hold i løbet af året.
- Det er en stor aftale der er landet, at alle børn i kommunens dagtilbud får musik i løbet af året. Der er ved at blive lavet en video omkring dette, som kommunen også bliver en del af både med hensyn til udførsel og promovering.
- Der er godt gang i de nye rytmikhold, og der kører 4 hold i år. Der er også startet et Musikværksted tilkoblet instrumenter, som består af tidligere karruselelever. Dette skoleår er et overgangsår i de nye tilbud.
- Det nye tiltag med holdundervisning er kommet godt i gang. Der er pt. 37 elever på holdene.
- Vi har fået tildelt 2 lokaler på Otterup Skole ud over de lokaler vi har i forvejen. Tanken er at de skal gøres lækre og indbydende til musikskoleeleverne.
- Den bus musikskolen deler med Ungdomsskolen skal Ungdomsskolen til at bruge i mange flere timer. Det undersøges hvad musikskolens behov er for kørsel og vil derefter finde en løsning.
- Pt. er der tilmeldt 241 elever i Musikskolen. Sidste år var tallet på dette tidspunkt ca. 200.

4. Nyt fra lærergruppen v. JS

Sagens kerne:
Orientering om hvad der rører sig i lærergruppen

Proces:
Orientering

Sagens baggrund:
Orientering om hvad der sker i lærergruppen

Beslutningsreferat:

- Stor ros til Karin J. for arbejdet i foråret, hvor ledelsen har været på orlov og sygemeldt.
- Der har været lavet reklame for holdundervisningen, hvor lærerne har været ude på skolerne og vise instrumenterne frem.
- I foråret blev skolekoncerterne afholdt i hallen ved Bogense Skole. Alle folkeskoleelever blev kørt til Bogense til koncerterne over 3 dage.
- Vinderne at vores lokale MGP optrådte med lærerorkestret.
- Præmien som blev vundet under sundhedsugen blev brugt på et personalearrangement, hvor der skulle bygges sæbekassebiler, som efterfølgende skulle bruges til ræs. En rigtig god måde, også at få de nye medarbejdere med ind i lærergruppen.
- Efter musicalen er nedlagt, forsøges der med at lave et nyt orkestrer for de dygtige elever. Talentelever og de mere øvede elever bliver tilbudt at komme med i orkestret, som lige nu kaldes for Torsdagsorkestret.

5. Orientering og status på økonomi v. KPJ – bilag 2

Sagens kerne:
Status på økonomi

Proces:
Orientering

Sagens baggrund:

Beslutningsreferat:

- Der er pr. 1. september samlet set forbrugt 60 % af budgettet
- Der har endnu ikke været behov for større investeringer til instrumentkøb mv. men med den store tilgang til holdundervisning, kan der blive behov for indkøb af flere instrumenter.
- Der er brugt en del på elevaktiviteter – størstedelen omkring Musikskolen Dag. Forventet vil der her i efteråret kun blive brugt mindre beløb på bl.a. Multi- og Fællesorkester samt juleafslutningen.
- Der har været gang PR & Markedsføring og i foråret blev der indkøbt hjælp udefra som har kostet lidt mere på kontoen grundet sygemelding ved medarbejder.
- Indtægtskontoen er på det udleverede bilag behæftet med en fejlpostering. Ca. 40.000,- skal omposteret til Aftenskoleindtægt. Men på tros af det, så har vi allerede nu opnået det budgetterede beløb på kr. 60.000,- og der vil i efteråret komme flere penge ind her ved salg af musik i Dagtilbud.
- Der var ingen spørgsmål til forbrugsrapport (bilag)

6. Nyt tiltag med holdundervisning

Sagens kerne:
Status på tilmeldinger og drøftelse om fastsættelse af undervisningstid.

Proces:
Beslutning

Sagens baggrund:

-

Beslutningsreferat:

- Stort set alle lærere har fået et holdtilbud i deres skema.
- Der har været et oplæg på seneste personalemøde, hvor Gitte Mortensen fra Aarhus Musikskole var på besøg og fortælle om hvordan hun laver holdundervisning og har gjort det i mange år.
- Pt. er der 14 hold. Kun 1 hold er helt fyldt op.
- Hvad skal der gøres ved undervisningstiden på de hold hvor holdet ikke er fyldt op?
- Bestyrelsen godkender, at Musikskolen skriver ud til forældrene, hvor holdene ikke er fyldt op og varsler ændring af undervisningstiden så 2 elever ”kun” udløser 30 min undervisning og 1 elev udløser 15 min. Dette for ikke at gøre for stor forskel på de elever der betaler for solotid.

 

7. Forældrerepræsentant til bestyrelsen

Sagens kerne:
Maria Smet Jensen har valgt at udtræde fra sin plads i bestyrelsen.

Proces:
Beslutning

Sagens baggrund:

Beslutningsreferat:

- Der skal laves et skriv ud til forældrene, hvor kontakt til Søren og Marianne oplyses, så interesserede kan kontakte dem, hvis de gerne vil høre mere om arbejdet i bestyrelsen.
- Forhåbentlig vil der i forbindelse med orkestersamlingerne skabes en tættere kontakt til forældrene, hvor der måske er nogen der kan opfordres til at stille op til bestyrelsesarbejdet.

8. Fastsættelse af bestyrelsesmøder

Sagens kerne:
Kommende bestyrelsesmøder.

Proces:
Beslutning

Sagens baggrund:

Beslutningsreferat:

- Næste møde 12. december kl. 18 med spisning
- Når den kommunale mødekalender for næste år er godkendt laves der en Doodle op til næste bestyrelsesmøde med forslag til mødedatoer i foråret. På næste møde fastsættes næste års mødedatoer.

9. Eventuelt

Sagens kerne:

Proces:

Sagens baggrund:

Beslutningsreferat:

- Intet

Bestyrelsesmøde – Musikskolen

Mødedato: 07.02.2023
Mødested: Søndersø Musikskolen
Møde start/slut: Kl. 18.00-21.00

Deltagere

Marianne Biesbjerg Jensen, Karin Rochler, John Syberg, Anne-Lise Sievers, Kenneth Maar Clausen, Monica S. Andersen, Lars K. Mortensen og Karin P. Jensen

Fraværende

Maria Smet Jensen, Søren Høgstedt

 

1. Godkendelse af dagsorden. (5 min)

Sagens kerne:

Godkendelse af dagens dagsorden

Beslutningsreferat:

- Godkendt

 

2. Godkendelse af referat. Bilag 1 (5 min)

Sagens kerne:

Godkendelse af referat fra møde 22. august 2022

Beslutningsreferat:

- Godkendt

 

3. Ledelsen giver en status om Nordfyns Musikskole (10 min)

Sagens kerne:

Hvad er der sket i Musikskolen siden sidst og kommende aktiviteter. 

Proces: Orientering

Beslutningsreferat:

- Der er gang i MUS-samtaler

- Der har været møde med Korliv hvor Lars og Karin R. deltog samme med bl.a. Provsten, en organist, en korleder mv. hvor der bliver laven en artikel til deres blad. Artiklen handler bl.a. om projektet med de nordfynske sangfugle.

- Nordfyns Musikskole og Nordfyns Musikforening er nu helt skilt ad. Dog vil der stadig være stort samarbejde omkring forskellige musikalske projekter.

- Nordfyns Musikskolen har vundet en pris ved Sundhedsugen. Prisen er givet for bedste initiativ i Sundhedsugen for fokus på Arbejdsfællesskaber som er nøglen til at læse kerneopgaven og komme i mål med musikskolens vision. 

- Der er kommet en opsigelse fra en af klaverunderviserne. Ny stilling er opslået.

- Der er ligeledes opslået en stilling som Musikpædagog som skal varetage opgaver omkring rytmik og bevægelse mv.

- Der har været afholdt en børnekoncert for de yngste og det var en stor succes. Der var over 150 forældre og børn. 

 

4. Nyt fra lærergruppen v. JS (5 min)

Sagens kerne:

Orientering om hvad der rører sig i lærergruppen

Sagens baggrund:

Orientering om hvad der sker i lærergruppen

Beslutningsreferat:

- Der er fuld gang i arbejdet med de kommende skolekoncerter. 

- Der arbejdes med en ny ”historie” så ikke bygger på de foregående års koncerter.

- Musicalen køre på fuld damp og der er premierer til marts.  Det er Busters Verden der opføres i år. 

- Musicalen fortsætter ikke efter denne forestilling idet Ungdomsskolen ikke længere ønsker/kan lægge den økonomi i samarbejdet som de har gjort indtil nu.

- Der er arbejdes med aftaler omkring projektugen ”Spil-ud-af-huset”

- Der er kommet ny sanglærer – Sofie Karoline Sørensen – som er kommet godt i gang.

- Der har været afholdt nogle gode julekoncerter.

 

5. Orientering og status på økonomi v. KPJ – bilag 2 A+B (10 min)

Sagens kerne:

Status på økonomi 

Sagens baggrund:

Forbruget i Musikskolen frem til dd. samt forventning til regnskab 2022

Beslutningsreferat:

- Regnskabet for 2022 er endnu ikke afsluttet. Der ventes på at Økonomisk forvaltning laver de sidste posteringer. Ifølge bilag 2B ser det pt. ud til at give et overskud på kr. 533.000,-

- Bilag 2A viser forbruget pr. 6. feb. 2023 – der er pt. brugt 7 % af budgettet. I forbrugsrapporten er evt. overskud fra 2022 ikke medtaget endnu og da der forventes et overskud vil den reelle forbrugsprocent være lavere.

 

6. Forslag og beslutning om nyt tiltag v. Søren (15 min)

Sagens kerne:

Forslag og beslutning om nyt tiltag – ”Skole-hjem-samtale” 

Proces:

Beslutning

Sagens baggrund:

Indkommet forslag om Skole-hjem-samtaler

Beslutningsreferat:

- Der savnes en formaliseret Skole-Hjem-samtale. Samtalen skal være en del af den undervisningstime som barnet får i forvejen. 

- Der arbejdes videre med et koncept der kan formaliserer et bedre skole-hjem-samarbejde for dem som ønsker dette.

 

7. Ledelsen fremlægger ny struktur fra skoleåret 2023/2024 (bilag 3) v. LKM og MSA (45 min)

Sagens kerne:

Ledelsen fremlægger ny struktur fra skoleåret 22/23 til godkendelse

Sagens baggrund:

Visionsgruppernes arbejde og personalemøde i november danner baggrund for ny stuktur.

Beslutningsreferat:

- Missionen og visionen for Nordfyns Musikskole er gransket og der er nu nedfældet et samlet skriv.

- Der er 5 fokuspunkter: Den råde tråd i elevernes udvikling, Fællesskaber, Samskabelse med brugerne, Musikmiljø musikken som fristed, Musikskolen som arbejdsplads. 

- Den råde tråd og Fællesskaberne er de fokuspunkter som der startes ud med.

- Den ny strukturen skal forbedre tilgangen til Musikskolen

- Der skæres ikke i lærernes normering.

- Gennemgang af bilag 3.

- Der vil være 2 indgange i Musikskolen – som soloelev som nu eller som holdelev hvor man kommer ind via multiorkester/fællesorkester hvor man får undervisning på sit instrument på hold.

- Hvis man er hold elev, skal det udbydes til en billig takst. Holdstørrelse på max. 6 elever. 

- Der arbejdes på en takst på kr. 100,- for holdelever. 

- Den nuværende teamstruktur ændres til teams som arbejder med konkrete projekter.

- Der afventes tilbagemelding fra Dagtilbudsområdet omkring musik til alle børn hver år ude i vuggestuerne/børnehaverne.

- Omkring Dagtilbud ønsker bestyrelsen en oversigt over hvad projektet vil koste pr. år. i forhold til om der kan findes overordnede midler til dette.

 

8. Drøftelse af hjælp fra frivillige v. LKM og MSA (15 min)

Sagens kerne:

Drøftelse af hjælp fra frivillige

Beslutningsreferat:

- Der er ikke længere en Støtteforening tilknyttet Musikskolen. Der mangles frivillige hænder til de store arrangementer. 

- Forældrene skal tættere på, så de også arrangerer sig mere i arbejdet omkring musikskolens arrangementer. 

- I velkomstfolderen kan der stå, at der er en forventning om, at forældre hjælper til ved arrangementer.  

 

9. Eventuelt (10 min)

Beslutningsreferat:

- Der har dd. været inspirationsdag i Netværket for folkeskolens musiklærer. Det var et rigtig godt arrangement. 

 

Bestyrelsesmøde – Musikskolen

Mødedato: 14.11.22
Mødested: Søndersø Musikskolen
Møde start/slut: Kl. 18.00-21.00

Deltagere
Marianne B. Jensen, Maria S. Jensen, Karin Rochler, John Syberg, Anne-Lise Sievers, Kenneth Maar Clausen, Monica S. Andersen og Lars K. Mortensen

Gæst: Karin P. Jensen 

Fraværende: Søren Høgstedt

1. Velkommen til den nye bestyrelse v. Søren (5 min)

Sagens kerne: Velkommen ved formanden 

Beslutningsreferat:
Ved Sørens fraværd bød Lars i stedet for velkommen og gennemgik dagens dagsorden. 

2. Godkendelse af dagsorden. (5 min)

Sagens kerne:

Godkendelse af dagens dagsorden

Beslutningsreferat: Godkendt

 

3. Godkendelse af referat. (5 min)

Sagens kerne:

Godkendelse af referat fra møde 22. august 2022

Beslutningsreferat: Godkendt

 

4. Præsentationsrunde hvor mødedeltagerne bruge 3 – 4 min på at fortælle om ens tanker om Nordfyns musikskole og mit bidrag ind i bestyrelsen. (50 min)

Sagens kerne:

Mødedeltagerne bruge 3 – 4 min på at fortælle om ens tanker om Nordfyns musikskole og mit bidrag ind i bestyrelsen. 

Beslutningsreferat:

Anne-Lise:
Sidder i Musikskolens bestyrelse på baggrund at sit virke i Kommunalbestyrelsen.
Har selv haft en datter i Musikskolen. 
Er meget optaget af samarbejdet mellem Musikskolen og folkeskolen/dagtilbud.

Marianne: 
Har pt. 2 børn i Musikskole. Har selv gået i Musikskole. 
Marianne er pædagog i en børnehave. 
Vil gerne hjælpe med at udbrede musikken til børnene.

Maria: 
Har selv børn i Musikskolen.
Har tidligere været i Musikskolens bestyrelse som repræsentant for kommunalbestyrelsen. Sidder nu i bestyrelsen som forældrerepræsentant. 
Vil gerne arbejde for mere musik i folkeskolen – evt. ved musiklinjer.

Kenneth:
Sidder nu på 2. periode i bestyrelsen.
Har selv haft 2 børn i Musikskolen.
Vil gerne arbejde videre med Musikskolens visionsplan og vil gerne at Musikskolen bliver en større del af dagtilbuddene og skolerne i kommunen som en naturlig del af dagligdagen.

Karin R.:
Sidder som repræsentant for folkeskolerne i bestyrelsen.
Er ansat med 70 % i folkeskolen og 30 % i Musikskolen.
Arbejder for at fastholde netværk for musikunderviserne.
Vil gerne højne musikfaget i folkeskolen ved at gøre lærerne mere dygtige og udvikle dem sammen.
Arbejder nu med projektet omkring samarbejdet med kirkerne.

Monica:
Har været ansat i Musikskolen i 10 år. De 9 år som underviser og det sidste år som souschef i Musikskolen.

Karin J.:
Har været ansat i 15 år. Er sekretær for både Musikskolen og økonomisk konsulent for Det Fynske Samråd og Den Fælles Fynske Talentskole.

Lars:
Musikskoleleder. Er uddannet folkeskolelærer og har efteruddannet sig i offentlig ledelse. Har også en dirigentuddannelse. 
Spiller selv og har altid være meget musikinteresseret. 

 

5. Ledelsen giver en status om Nordfyns Musikskole v. LKM og MSA (20 min)

Sagens kerne:

Hvad er der sket i Musikskolen siden sidst og kommende aktiviteter

Beslutningsreferat:
Kort præsentation af visionsplanen.

Der har været afholdt Personalemøde og her blev der arbejdet med forslag til nye tilbud, der kan hjælpe Musikskolen igennem den krise som pt. hersker i vores hverdag med økonomiske trængte familier mv.

Overvejer om der skal satses mere på holdundervisning, for at holde priserne nede på undervisning, for at så mange børn fortsat har mulighed for, at være en del af Musikskolen.

Det er svært for Musikskolen, at komme ind i Folkeskoletiden selv om lovgivningen på området giver mulighed herfor.

Musikskolen arbejder sammen med Syddansk Musikkonservatorium omkring praktik for de studerende – dette sker i samarbejde med Varde Musikskole. 

Der er også samarbejde på hele det fynske område omkring talentudvikling, hvor der igen er blevet bevilget midler til de kommende 2 år. 

Der samarbejdes med kommunens folkeskoler, men arbejdet står lidt stille efter udmeldinger om en måske ændret skolestruktur.

Dagtilbuddet arbejdes der fortsat videre med omkring en ordning med musik til ALLE børn i dagtilbuddene i kommunen. Der er møde med dagtilbudslederne sidst på ugen hvor udgangen gerne skulle være at alle institutionerne kommitter sig til en aftale. Som det ser ud lige pt. er der børn nok til ca. 82 hold.

Alle de kreative containere står stadig i Søndersø, men det er stadig tanken at den ene skal flyttes til Morud. Der kommer en workshop i brugen af containerne, hvor alle har mulig for at komme. Containerne er finansieret af midler fra Slots- og Kulturstyrelsen. Bestyrelsen ser gerne at der arbejdes på, at der kom en container i hvert skoledistrikt. 

 

6. Nyt fra lærergruppen v. JS og KR (5 min)

Sagens kerne:

Orientering om hvad der rører sig i lærergruppen

Beslutningsreferat:

Der har været afholdt én af de årlige projektuger som denne gang stod i Kim Larsens Univers. Som noget nyt blev der afholdt 3 ens dage med stort blandingsorkester. Alle kunne deltage uanset alder og niveau og det blev 3 dage med 3 forskellige orkester efter hvem af eleverne der deltog hvilken dag. Der var stor tilslutning alle dagene og det var 3 rigtig gode dage.

Der bliver lavet en elektronisk evaluering på hele ugen.

Musicalorkestret er kommet i gang med at øve. Der har været lidt udskiftning i elevmassen i orkestret, men det ser ud til besætningen er fundet nu. 

Ny lærer i lærergruppen. Stine er ansat som blokfløjteunderviser. 

I forbindelse med skolekoncerterne vil der i år ske lidt ændringer. Skolekoncerterne bliver alle afholdt i hallen ved Bogense Skole, så koncerterne ikke flytter rundt, men det er eleverne der kommer til skolekoncerterne. De skoler der har ønsket at være med, har tilmeldt sig et MGP forløb, som skal ende ud med at vinderne skal deltage i årets skolekoncert. De tilmeldte har fået/får konsulentbistand af en underviser fra Musikskolen. 

I forbindelse med det seneste personalemøde var der besøg af Kosmonauterne. Der har været afholdt et formøde med dem som de tog udgangspunkt i og lavede en forestilling omkring, med inddragelse af temaer fra selve personaledagen. 

7. Orientering fra ledelsen v. LKM og MSA (10 min)

Sagens kerne:

Generel orientering fra ledelsen

Sagens baggrund:

Ledelsen orienterer om stort og småt.

Beslutningsreferat:

Musikskolens sanglærer Katrine er valgt ind i Folketingen og er derfor bevilget orlov, så lige pt. står vi uden rytmisk sanglærer. Der er slået en stilling op og der er forhåbning om ansættelse til årsskiftet.

Der kommer nyt medlem i MED-udvalget idet Ole S. stopper som TR og går på pension så Andreas L. som er valgt som ny TR indgår i udvalget.

Gennemgang af den nylig afviklet Trivselsmåling. Musikskolen ligger generelt rigtig flot i resultatet. 

Bestyrelsen har drøftet samarbejdet omkring Nordfyns Musikforening. 

 

8. Status på økonomi (bilag) v. KPJ (10 min)

Sagens kerne:

Status på økonomi 

Sagens baggrund:

Forbruget i Musikskolen frem til dd. samt forventning til regnskab 2022

Beslutningsreferat:

Gennemgang af forbrugsrapport med forbruget pr. dd. Forbrugsprocent på 78 hvilket vil sige, at budgettet holdes. Det forventede regnskab ser pt. ud til at give et overskud på ca. 340.000,- 

På mødet blev der fremlagt et foreløbigt budget for 2023. Her er der skruet lidt op for midler til elevaktiviteter, da der påregnes øgede udgifter til bl.a. busser til skolekoncerter. Det overskud der evt. måtte komme vil blive lagt på løn til fagpersonale, da der arbejdes på ansættelse af underviser der bl.a. kan dække behovet ved småbørnsundervisning. De øvrige poster ændres der ikke ved i forhold til dette år. 

 

9. Bestyrelsens årshjul (bilag) v. Søren (10 min)

Sagens kerne:

Gennemgang og revision af bestyrelsens årshjul 

Sagens baggrund:

Der skal laves justeringer af årshjulet

Beslutningsreferat:

Kort gennemgang af årshjulet som det ser ud nu.

Der ønskes emner til temaer der kunne drøftes i bestyrelsen. Der ønskes temadrøftelser i årshjulet 2 gange om året. 

 

10. Fastsættelse af kommende møder v. Søren (10 min)

Sagens kerne:

Fastsættelse af kommende mødedatoer i Bestyrelsen

Beslutningsreferat:

Den første mandag i hver måned er der udvalgsmøder samt den sidste torsdag i måneden er der kommunalbestyrelsesmøder. 

Der udsendes en doodle med forslag til mødedatoer.

 

11. Eventuelt

Beslutningsreferat:

Maria: Udtrykker at det er rigtig rart at være en del af musikskolen og nu også bestyrelsen. 

Bestyrelsesmøde – Musikskolen

Mødedato: 22.08.22
Mødested: Søndersø - Musikskolen
Møde start/slut: Kl. 19.00

Deltagere
Søren Høgstedt, Søren Reimer, John Syberg, Anne-Lise Sievers, Kenneth Maar Clasen, Monica S. Andersen og Lars K. Mortensen

Gæst: Karin P. Jensen (Ref)

Fraværende: Karin Rochler,

Dagsorden:

1. Godkendelse af dagsorden. 
- Godkendt

2. Godkendelse af referat (Bilag 1)
- Godkendt

3. Nyt fra lærergruppen

- Der har været afholdt sommerafslutning i Otterup, som var rigtig godt besøgt. 

- I uge 26 blev der afholdt sommerskole. En rigtig god uge med mange børn.

- Tiden efter sommerferien med opstart af undervisning, har været lige så hektisk, som den plejer at være.

- Der er kommet ny blokfløjteunderviser – Stine Benjaminsen. 

- Pædagogisk Sparring har været præsenteret på et personalemøde. 

 

4. Orientering fra ledelsen

- Musikskolen er kommet med i projektet vedr. Co-teaching. Musikskolen er med i et forløb på Bogense Skole med 2 undervisere. 

- Der forsøges, at sætte et forløb op omkring MGP-forløb på folkeskolerne, hvor skolerne i samarbejde med underviser fra Musikskolen laver en MGP sang, hvor vinderen præsenteres ved Musikskolens skolekoncerter til foråret. 

- Musikskolen har ingen betalende aftaler ude i Folkeskolen i år. Folkeskolerne er hårdt presset på økonomien og har valgt at prioriterer, at Musikskolen ikke kommer ud og underviser i folkeskolen. 

- Der vil i efteråret blive startet drøftelser på Dagtilbudsområdet om musik i dagpleje-/vuggestuer og børnehaver. 

- Ledelsen orienterede om ”Den kulturelle rygsæk”. 

- Den 24. august vil der være Direktionsmøde på Musikskolen. 

- Musikskolen er udfordret på plads på Sønderøskolen, grundet at Musikskolen har været nødsaget til at afgive lokaler til den nye specialskole - Nordfynsskolen. 

- Musikskolen ønsker i den forbindelse, at omdanne det gamle studie i kælderen til sammenspilslokale. 

- Grundet forskellige modeller for samlæsning, har det givet nogle udfordringer for Kirke-skoleprojektet, idet der er blandede modeller på de forskellige skoler, så årgangene der er med i projektet ikke har elever på samme alder. 

- Visning af video omkring hvad Musikskolen laver i det daglige samt videoer omkring de kreative containere. 

- Den akustiske container arbejdes der på, at få flyttet til Havrehedskolen. Dette er en længere proces, men håbet er, at den kommer afsted i løbet af efteråret. 

5. Status på økonomi (bilag 2)

- Musikskolen har en sund økonomi.

- Forventet regnskab viser et overskud på ca. kr. 427.000,- svarende til 6%.

- Der kommer mange projekter i efteråret som tære på elevaktivitetskontoen, men midlerne er afsat til disse formål.

- Drøftelses af den store problematik omkring Letbetaling. Der er store udfordringer med, at der bliver betalt regninger i forkerte regnskaber, idet Musikskolen sidder og administrerer regnskaber for dels Musikskolen men også for Det Fynske Samråd, Den Fynske Talentskole og Den Fynske Instrumentbank. Disse midler må IKKE blandes, så der bruges uhensigtsmæssigt mangle ressourcer på, at rydde op i disse forkerte bogførte regninger. Musikskolen har et stor ønske om, ikke længere at være en del af Letbetaling.

6. Høringssvar på budget 2023

- Musikskolen indsender ikke noget høringssvar til budgettet.

7. Valg til bestyrelsen

- Indtil valget er Søren Høgsted konstitueret som formand for bestyrelsen, idet Anni P. Christiansen er udtrådt.

- Der indkaldes til valg til bestyrelsen. 

- Forslag om, at mødet måske afholdes online – måske det kan få flere til at deltage. Der arbejdes videre med dette.

- Søren Høgsted vil gerne stille op igen. 

 

8. Status på arbejdsmiljø og elevernes undervisningsmiljø

- Der skal laves en ny UMV blandt eleverne senest først på året i 2023. Den gamle udløber 23. maj 2023.

- Der arbejdes på, at undersøgelsen bliver elektronisk næste gang.

- Ud over undersøgelsen vil der også blive lavet nogle fokusgruppeinterviews. 

 

9. Evt.

- Ønske om, at der på dagsordnet står estimeret sluttidspunkt på mødet samt anslået tidspunkter på de forskellige punkter på dagsordenen.  Dette tages til efterretning og effektueres til næste møde

- Næste møde 14. november 2022. 

Bestyrelsesmøde – Musikskolen

Mødedato: 24.05.2022
Mødested: Søndersøskolen – Ungdomsskolens rum
Møde start/slut: Kl. 18.00

Deltagere

Karin Rochler, John Syberg, Anne-Lise Sievers, Kenneth Maar Clausen, Monica S. Andersen og Lars K. Mortensen

Gæst: Karin P. Jensen og Thilde Bruun Kristensen

Fraværende – Afbud fra

Søren Høgstedt, Søren Reimer, Anni Pilegaard Christiansen

Dagsorden:

1. Godkendelse af dagsorden. 

- Godkendt

2. Godkendelse af referat fra december (Bilag 1)

- Godkendt og underskrevet af de tilstedeværende. 

3. Nyt fra lærergruppen

- De kreative container er nu færdigindrettet og er taget godt i brug

- Der har været afholdt skolekoncerter, hvilket har været en stor fornøjelse for lærergruppen. 

- Musikskolens dag har været afholdt med stor succes. 

- Musicalen i år blev desværre afholdt uden liveorkester. Musikskolens elever der skulle have deltaget var ikke længere i musikskolen og der kunne ikke stilles med et orkester.

- Lærergruppen er glade for at Thilde er kommet til som PR og kommunikationsmedarbejder. 

- Ledelsen har været på besøg i de forskellige teams.

- De forskellige teams har været rundt i undervisningslokalerne på Søndersøskolen og Otterup Skole. Der er kommet mange bud på forbedringer og der også sket ændringer og nyindrettet nogle af stederne. Forslag om at også eleverne inddrages i forbedringer af undervisningslokalerne.

- Der har været afholdt projektuge ifm. skolekoncerterne. Spil ud af huset blev dog knap så meget til ”ude af huset” men der blev afholdt mange små og gode koncerter. 

- Karin R. informerede omkring Kirke-/Skole-projektet. Provstiet har bevilget penge til dette projekt hvor 8 klasser kobles på 5 forskellige kirker, hvor der skal laves kor. Ønsket er også, at alle korene mødes på tværs til forskellige projekter.  

4. Orientering fra ledelsen

- Anni Pilegaard Christiansen har trukket sig som formand for bestyrelsen. Næstformand Søren Høgstedt indtræder som formand.

- Der er kommet en henvendelse omkring ukrainske elever som ønsker musikundervisning. Der arbejdes lige nu på at finde en løsning, for at hjælpe disse elever. 

- Der er deadline d. 31. maj for afrapportering omkring projektet De Kreative Containere. Der har været en god evaluering blandt eleverne og lærerne på folkeskolen. Der har været flere gode projekter i samarbejde med folkeskolen i containerne. 

- Efter afslutning af projektet er containerne Musikskolens ejendom og der skal nu arbejdes på, at gøre dem synlige for offentligheden så de også bliver brugt.

- Lars og Monica har været rundt på skolerne i kommunen og her har flere ydret ønske om, at de gerne vil have et lignede projekt med øvefacilitet, ikke nødvendigvis med en container men hvor skolen stiller et lokale til rådighed.

- Musikskolen ønsker, at lave en prøveskole med Hjørringsmodellen som udgangspunkt. Kort fortalt handler det om at instrumentet er midlet og ikke målet i sig selv i selve undervisningen. 

- På rundturen i kommunen opleves det, at skolerne melder ud, at der ikke længere er økonomi i skolerne, til at købe Musikskolen ind i skoleundervisningen. 

- Bestyrelsen bakker fortsat op om, at der bør laves en samlet kommunal handleplan for Musikskolen virke. 

- Alle dagtilbudslederne er indbudt til møde på Musikskolen omkring samarbejde om musikken. 

- Der er en ansøgningsproces i gang med de Fynske Musikskoler om ny pulje til Musiklørdage for årene 23/25.

- Der er valgt ny tillidsrepræsentant blandt lærerne. Ole Schouenborg stopper ved musikskolen og Andreas Lundsfryd er valgt som ny tillidsrepræsentant.

5. Status på økonomi – Bilag 2 Godkendt Budget -  Bilag 3 Forbrug pr. dd.)

- Fremlæggelse af det tidligere godkendte budget for 2022

- Det fremgår af budgettet at der i 2021 er et overskud på regnskabet på kr. 774.296,-.

- Overskuddet er fremkommet, da 2021 igen bød på aflysninger af næsten alle aktiviteter, så som skolekoncerter, åbent hus, rejser/overnatninger for elever mv. Der blev også overført et større beløb fra 2020 til 2021 grundet disse aflysninger, derfor er beløbet vokset til den størrelse det har nu. 

- I 2022 er der afsat ekstra midler til elevaktiviteter, da der nu skal gang i disse igen. 

- Forbruget pr. 200522 viser et forbrug på 30 %, hvilket er fornuftigt på nuværende tidspunkt af året. Inden længe kommer der større udgifter til bl.a. sommeraktiviteter, projektuge, og måske en strygertur, så forbrugsprocenten stiger stødt de næste måneder. 

6. Præsentation af ny hjemmeside og PR strategi

- Præsentation af Thilde og hendes arbejde med at synliggøre og skabe kendskab til Musikskolen. 

- Præsentation af ny hjemmeside og sociale medier. 

- Der arbejdes meget med, at historierne bindes op på musikskolens værdier.

- Stor ros til Thilde for det flotte arbejde hun allerede har iværksat på den korte tid hun har været her. 

7. Musikskolens takster (Bilag 4)

- Der er et ønske om, at der laves et tilbud, til de unge som ikke vil/kan binde sig for en hel sæson. 

- Der kommer henvendelser fra familier uden for kommunen der ønsker, at modtage undervisning i Nordfyns Musikskole. Før har praksis været, at elever uden for kommune har skulle betale dobbelt takst. Ledelsen ønsker en opbakning fra bestyrelsen på, at der lukkes elever ind udenbys fra, så længe de ikke tager pladsen fra elever der kommer fra Nordfyns Kommune. Bestyrelsen bakker op om dette.

- Der sættes skub i en klippekortsordning for de elever som er over 18 år og hvor deres underviser er med på ordningen.

8. Status på næste års tilbud om aktiviteter – næste års planlægning

- Status på tilmeldinger til kommende sæson er 192 elever.

- Der sker lidt udvikling på De Musikalske Fællesskaber i henhold til lærernes ønsker.

- Der bliver ikke ændret på rammen for fællesskaberne.

9. Status på arbejdet med visionsplanen. (bilag 5)

- 3 skoleleder har indvilget i, at gå i et udvalg omkring skolesamarbejde med Musikskolen.

- Der sættes nu skub i visionen omkring Dagtilbud. Der arbejdes på en familiekoncert og dagtilbudskoncert. 

- Visionen omkring talentarbejde arbejdes der også videre med. Lige nu arbejdes der på vores lokale tilbud til vores talentelever. Der vil i løbet af året være 4 workshops for talenteleverne.

- Den sidste vision er omkring Elevinddragelse. Det er svært, at få eleverne på banen, men der er mange tanker omkring tiltag, som der arbejdes videre med. 

10. Håndtering af bestyrelsesvalg

- Der skal afholdes valg til bestyrelsen. 

- Valget vil blive afholdt kort efter sæsonstart. 

- Ledelsen arbejder videre med planlægning af valg. 

- Det er forældrerepræsentanter der er på valg.

11. Evt. 

- De kommende møder skal ændres. Der laves en doodle for 2 kommende møder i efteråret. 

Bestyrelsesmøde – Musikskolen

Mødedato: 16.12.2021
Mødested: Søndersøskolen - kvintet
Møde start/slut: Kl. 18.00

Deltagere

Anni Pilegaard Christiansen, Søren Reimer, Karin Rochler, John Syberg, Kenneth Maar Clausen, Monica S. Andersen og Lars K. Mortensen

Gæst: Karin P. Jensen 

Fraværende: Dorte Schmidt, Søren Høgstedt

 

Dagsorden:

1. Godkendelse af dagsorden. 

- Godkendt

 

2. Godkendelse af referat (Bilag 1)

- Godkendt

 

3. Nyt fra lærergruppen

- Langsom start på Fællesskaberne, men personalet er ved at falde godt ind i projektet.

- Model 3+ har fået en dårlig start på grund af mange aflysninger grundet corona. Men når Musikskolen har været på besøg, har det været godt og givtigt og folkeskolen melder positivt tilbage i den evaluering, der har været udsendt til dem.

- Videoer af elever og lærere der viser deres instrument er under produktion, og dem der er klar til visning ligger på Facebook og YouTube.

- Der har været afholdt endnu en projektuge som forløb godt. Projektugen er fortsat under udvikling og der evalueres både på elevsiden og personalesiden.

- Der er utilfredshed omkring, at der igen skal onlineundervises, men det er det vilkår som vi står i lige nu.

- Det er svært at få samlet netværksgruppen omkring folkeskolemusiklærerne.

- Der er stor udskiftning i musiklærerkredsen på folkeskoleområdet.

- Karin R. udtrykker en bekymring omkring udviklingen af manglende musikundervisning i folkeskolen, hvor musikken hele tiden bliver nedprioriteret.

- Der udtrykkes ønske om en kommunalt vedtaget musikhandleplan.

- Der har været afholdt møde med Menighedsrådene omkring samarbejde med Kirke/skole-samarbejdet.

 

4. Orientering fra ledelsen

- Der er godt gang i visionsarbejdet.

- De enkelte grupper er nået lang og er næsten klar til at fremlægge arbejdet, dog fortsættes arbejdet lidt ind i foråret.

- Noget af arbejdet vil blive implementeret til næste sæson og andet arbejde rækker lidt længere og vil blive implementeret senere.

- De Kreative Containere står nu på matriklen. Der arbejdes på indretningen og udstyret af containerne.

- I løbet af januar kommer de sidste ting på plads med indretning og udstyr kommer på plads.

- Der arbejdes på en åbningsevent sidst i januar.

- Fra efter vinterferien til efter påskeferien vil det pædagogiske forløb foregå.

- Besøg i containerne skete senere på aftenen.

- Familiehuset har aflagt besøg på Musikskolen og de ønsker et samarbejde omkring børn der kan visiteres til musikundervisning i Musikskolen.

- Der har været et møde med kommunens kulturkonsulent omkring det arbejde der er omkring en kulturel rygsæk. Der vil være endnu et møde i januar. 

- En tidligere elev i Musikskolen har henvendt sig omkring et forskningsprojekt, han er ved at udarbejde på universitetet, omkring ledelse og sammenspil set igennem termer i musikken. Det har været et spændende forløb, at følge med i.

 

5. Status på økonomi (bilag 2a og 2b)

- Status på 2021

- Forventet overskud på ca. 650.000,-

- Overskuddet er oparbejdet grundet, at der ikke har været afholdt elevaktiviteter, så som Musical, skolekoncerter, udflugter mv. grundet corona.

- Musikskolens bus er blevet skrottet og der er indgået samarbejde med Ungdomsskolen om deling af en ny bus 

- Orientering om nyt faktureringssystem

- Der er indført elektronisk Letbetaling, som skal betale fakturaer automatisk hvis algoritmen opfyldes for dette.

- Dette giver meget store udfordringer for Musikskolen, som administrerer flere forskellige bevillinger, hvor der blandt andet skal aflægges særskilte regnskaber til Staten. 

- Der bruges enorme mængder af arbejdstid, på at lave ompostering og finde Letbetalte fakturaer der er havnet på forkerte konti. 

- Bestyrelsen noterede sig problematikken og bringer dette videre.

 

- Forslag om ansættelse af SO-ME- og Event- medarbejder

- Der ønskes en medarbejder som kan varetage opgaver omkring PR på sociale medier. Især under vores nedlukninger kan vi se, at der er stort behov for udvikling af både hjemmeside, Facebook og andre medier. 

- Stillingen tænkes som en halvtidsstilling.

- Personen skal stå for planlægning og koordinering af forskellige koncerter og events samt udarbejdelse af foldere og publikationer samt tilpasning af sociale medier.

- Opgaven har været forsøgt løst internt, men det kræver meget tid og når kompetencerne ikke helt er til stedet, kræver det ekstra meget tid.

- Videoproduktion skal fortsat ligge som en opgave hos Kristian B.

- Der er stor opbakning fra bestyrelsen til ansættelse af en sådan medarbejder.

 

6. Budget 2022 (bilag 3)

- Gennemgang af bilag omkring budget.

- Budget godkendes

 

7. Årshjul til revision?

- Det årshjul der allerede forlægger giver fortsat mening med få justeringer.

- Ønske om der kommer et tema/status på hvert møde omkring visionsplan og hvor langt er vi i arbejdet med dette nu.

 

8. Fastsættelse af mødedatoer i 2022

- Forslag: 17. januar, 10. marts, 8. august, 6. december.

- Forslag godkendt – KPJ udsender kalenderindkaldelser til alle. 

 

9. Håndtering af valg til bestyrelse

- Der findes en dato for afholdelse af valg i løbet af foråret.

 

10. Evaluering af dialogmøde

- Der mangler altid tid på sådan et møde til fordybelse.

- En fin aften med en god præsentation af Musikskolen.

- Børne og Unge-udvalget fik også et godt indtryk af Musikskolen og dens arbejde.

- Der ses frem til flere kommende dialogmøder som ønskes både at Børne- og Unge-udvalget og Musikskolen.

 

11. Evt. 

- Efter at Carton er stoppet i Musikskolen, er Monica og Lars gået ind i arbejdet med Nordfyns Musikforening. 

- Der tænkes nye tanker omkring foreningen og dens arrangementer. Dette arbejde er nu påbegyndt og der kommer nyt senere.

 

Bestyrelsesmøde – Musikskolen

Mødedato: 09.08.2021 
Mødested: Søndersøskolen  
Møde start/slut: Kl. 19.00 

Deltagere 

Anni Pilegaard Christiansen, Søren Reimer, Karin Rochler, John Syberg, Dorte Schmidt, Monica S. Andersen og Lars K. Mortensen 

Gæst: Karin P. Jensen  

Fraværende: Søren Høgstedt, Kenneth Clasen.

 

Dagsorden: 

1. Godkendelse af dagsorden.  

- Godkendt

 

2. Godkendelse af referat (Bilag 1) 

- Godkendt

 

3. Nyt fra lærergruppen 

- Der var inden sommerferien gang i små koncerter rundt om på skolerne.

- Det er svært at sige, om det har kastet elever af sig.

- Der har været taget godt imod Monica, som nu er startet som Souschef.

 

4. Orientering fra ledelsen 

- Lars orienterede om status på ansøgning fra Nordfyns Billedskole. 

- Multisalen på Søndersøskolen er blevet inddraget til kommunalt test- og vaccinested. Musikskolen bliver ramt således, at salen ikke kan bruges til undervisning og især det nye tiltag med Musikalske Fællesskaber. Der vil heller ikke være mulighed for afholdelse af koncerter mv. i salen hvilket vil ramme Cafékoncerter og julekoncerter og projektuge.

- Musikskolen er, sammen med Søndersøskolen og Ungdomsskolen, kommet med flere andre forslag til anvisning af test- og vaccinationssted. Disse forslag er indtil videre blevet nedstemt. 

- Musikskolen finder det ikke rimeligt at, for at sportsaktiviteterne kan komme i gang igen, så skal Musikskolen – der her været nedlukket for fælles aktiviteter i næsten 1 år –  afgive muligheder for større fælles aktiviteter. 

- Elevtallet sluttede i sidste sæson på 203 aktivitetselever. Dags dato er vi i denne sæson på 204 aktivitetselever. 

- Der har været stor tilslutning til Musikskolens nye tiltag ”Elektronisk Musik”. Da faget blev udbud blev pladserne hurtigt besat og der starter således 14 elever. 

- Pædagogisk Udvalg har været samlet en hel dag og lavet udviklingsarbejde til dette skoleår. 

- Arbejdet med Visionsplanen kommer til at forløbe i efteråret og vil resulterer i en handleplan til januar 2022.

- Der igangsættes 4 grupper omkring arbejdet med Musikskolens visioner. Hele personalegruppen er inddelt i én af disse grupper, så alle bliver hørt i arbejdet.

- Musikskolen har i samarbejde med Varde Musik- og Billedskole fået bevilget kr. 1.055.000 til projektet ”Kreative Containere”. Konservatoriet og lokale folkeskoler er også en del af projektet.

- Der vil komme 3 containere på Søndersøskolen hvor elever fra folkeskolen og musikskolen og andre interessenter kan komme og øve i disse container.

- Der vil være en større åbningsbegivenhed når åbningen af containerne sker. 

 

5. Status på økonomi (bilag 2) 

- Der er pt. forbrugt ca. 50 % af det samlede budget. Det betyder, at budgettet overholdes. 

- Det kunne ønskes, at der fra kommunal side var afsat/øremærket et beløb til arbejdet ude i folkeskolen, således at der ikke skal ske ”købmandskab” med hver enkelt folkeskole, men at Musikskolen tilbyder alle folkeskolerne samme koncept og samme muligheder.

- Der har været lavet en lille intern undersøgelse om hvorfor eleverne stopper. 23 % stopper grundet efterskole (disse kommer forhåbentlig tilbage igen) 57 % stopper grundet manglende lyst eller andre aktiviteter. 20 % stopper grundet gymnasiet eller at de ikke vil binde sig for et helt år af gangen.

 

6. Årlig drøftelse af musikskolens takster  

- Ønske om en ”klippekortsordning” til de elever som ikke ønsker at binde sig for et helt år eller til de elever der skal indgå i Musicalen som så kan få undervisning op til Musicalen og øve op hertil. Bestyrelsen ønsker, at Musikskolens ledelse arbejder videre med dette ønske.

- I kommunen er der mulighed for svagt stillede familier kan få et fritidspas. Musikskolen er ikke en del af dette fritidspas. Den mulighed ønskes også for Musikskolen. 

- Musikskolen har i sine takster en flerfags-rabat. Denne rabat udløses når elever går til flere fag eller har dobbeltfag (2 x 25 min. undv.) Ordningen ønskes også at gælde for dobbeltfag der består af 1 x 25 min. + 1 x 15 min. undv. Som det er i dag er det dyrere at få 40 min. undv. Frem for 50 min. undv. Derfor er ønsket, at der er samme rabatordning for 40 og 50 min. undervisning. Bestyrelsen godkender, at der indsendes forslag til takstændring til kommende taktskatalog.

 

7. Status på arbejdsmiljø og elevernes undervisningsmiljø 

- Der arbejdes på, at Musikskolen skal have Arbejdsmiljøprisen inden for de kommende år.

- De sidste trivselsundersøgelser har vist et rigtig flot resultat, hvilket burde kunne udløse prisen. 

 

8. Status af kommende skoleår, herunder arbejdet med ”De musikalske fællesskaber”.  

- De Musikalske fællesskaber skydes i gang til september. Der er 5 forskellige fællesskaber.

- Model 3+ skydes i gang i folkeskolen. Modellen er, at der kommer 3 undervisere fra musikskolen 8 gange i folkeskolens musiktime hvor der arbejdes med 1-2 musiknumre. Det ender med en lokal koncert for skolens elever og evt. forældre. 

- Der er ”solgt” 39 hold i Dagtilbud/førskole.

 

9. Drøftelse af bestyrelsesvalg  

- Der skal være valg til bestyrelsen for de forældrevalgte. Valget vil ske i december med tiltrædelse 1. januar.

 

10. Drøftelse af forventninger til mødet med Børne- og Ungeudvalget den 10. august. 

- Bestyrelsesformand Anni starter mødet op. Herefter følges dagsorden.

- Der vil undervejs være en mindre gruppedrøftelse ud fra fastlagte spørgsmål.

 

11. Evt.  

- Karin R. sidder bl.a. i bestyrelsen som kontaktperson for folkeskolen. Hun oplever, at der ude i folkeskolen ansættes færre musikuddannede musiklærer til varetagelse af undervisningen i musik på skolerne. 

- Ligeledes er timer til netværksarbejde skåret væk i folkeskolen og det bevirker, at arbejdet i netværket smuldre væk. Dette opleves meget frustrerende.

- Drøftelse på næste bestyrelsesmøde om ovenstående problemstilling.

- Møde den 17. august aflyses og der findes forslag til et nyt møde i løbet af efteråret. 

 

Bestyrelsesmøde – Musikskolen

Mødedato: 04.03.2021
Mødested: Zoom - møde (Carton sender et link før mødet!)
Møde start/slut: Kl. 19.00

Deltagere

Anni Pilegaard Christiansen, Søren Høgstedt, Søren Reimer, Karin Rochler, John Syberg, Dorte Schmidt, Kenneth Maar Clausen, Carton Sønder og Lars K. Mortensen

Gæst: Karin P. Jensen 

 

Dagsorden:

1. Godkendelse af dagsorden. 

- Godkendt

 

2. Godkendelse af referat (Bilag 1)

- Godkendt

 

3. Nyt fra lærergruppen

- Orientering omkring online-julekalender. 

- Der har været møde omkring Musical. Det ser ikke godt ud med hensyn til forsamlingsforbuddet. Hvis det fortsat er lavt, så der ikke kan øves, så kan det sætte en stopper for afviklingen af musicalen. Der skal i gang med at øves efter påske, hvis tidsplanen skal holde.

- Lærergruppen savner den daglige kontakt med kolleger og forældre. 

- Oplægget omkring Musikalske Fællesskaber er modtaget med blandede følelser i dele af lærergruppen, men der er en positiv stemning omkring projektet som skal i gang efter sommerferien. 

- Der er lavet et online pauserum for lærerne som er en mulighed for at ”mødes”.

 

4. Orientering fra ledelsen

- LKM og Ungdomsskolen har haft møde med Gymnasiet omkring samarbejde. For Musikskolens vedkommende vil der være mulighed for at lægge nogle aktiviteter på gymnasiet, så der kan gøres brug af hinanden og promovere hinanden. Der er også tænkt muligheder for samarbejde omkring Musical.

- Monica S. Andersen og Andreas Lundsfryd er blevet uddannet kommunale projektledere.

- Forhåbentlig kan der åbnes for soloundervisning en gang i løbet af april, men der ventes foreløbig på en udmelding.

- LKM er begyndt at afholde MUS samtaler. Dette foregår via Walk and Talk omkring Dallund Sø. 

- Der har været arbejdet en del omkring økonomien vedrørende det Fynske Talentsamarbejde.

- Der igangsættes et større arbejde omkring PR for at sikre elever til kommende skoleår. Dette grundet at vi i år ikke kan lave skolekoncerter og øvrige arrangementer som kan fange eleverne. (Bilag 7 og 8)

- Der hentes hjælp udefra via reklamebureau.

- Der er indtil videre lavet 6 elevvideoer som skal bruges til denne promovering og som senere også kan bruges på hjemmeside mv.

 

5. Proces med ansættelse af souschef.

- Der er ansøgningsfrist dd. 

- Der har været en del telefonopkald omkring stillingen samt en del besøg på selve skolen. 

- Ansættelsen vil være til 1. maj. 

- Der er 1. samtalerunde den 16. marts og 2. samtalerunde den 23. marts. Imellem de 2 samtalerunder vil der være en test af de ansøgere der går videre. Ved 2. samtalerunde vil der også være en given opgave som skal løses ledelsesmæssigt.

- Det foreslås, at Lars Mortensen, John Syberg og Karin P. Jensen udtager de ansøgere der skal til samtale.  

- Ansættelsesudvalget vil bestå af Lars Mortensen, John Syberg og Karin P. Jensen, Søren Høgsted, Karin Rochler, Anni Christiansen og Kenneth Clasen.

- Der er ingen bemærkninger fra Bestyrelsen til ovenstående, hvorfor det er den plan der udmøntes. 

 

6. Status på økonomi (bilag 2 - 3)

- Der har været et meget lavt forbrug i de to første måneder af året. Musikskolen har i disse måneder kun tilbudt onlineundervisning og har således ikke fysisk været fremmødt. Derfor har der heller ikke været afholdt de planlagte aktiviteter jf. kalenderen. 

- Ud over lønposten har der kun været brugt et større beløb på div. kontingenter samt betaling for elevfilm til brug for PR.

- Da den endelige overførsel fra regnskabsår 2020 nu kendes, er der lavet nyt revideret budget.

- Overskuddet er ændret fra kr. 570.000,- til kr. 611.000,-

- Der er flyttet kr. 50.000,- fra elevaktiviteter til PR. Vi kan allerede nu fornemme, at der ikke bliver så mange elevaktiviteter og rejser i år som tænkt og for at sikre, at vi også til kommende skoleår får mange elever ind i Musikskolen, skal der bruges flere penge på PR materiale og promovering af Musikskolen. Dette qua, at vi i år heller ikke kommer ud og spiller de store skolekoncerter samt har aflyst Musikskolens Dag i den vante form. 

- Indtægter er nedskrevet fra kr. 200.000,- til kr. 60.000,-. Hele foråret kan vi ikke komme ud og undervise i dagtilbuddene, hvorfor vi heller ikke kan opretholde det høje indtægtsniveau. Ligeledes er der pt. heller ingen aftale i stand med HF, hvorfor der her tages forbehold for manglende indtægter.

- Den store nedskrivning i indtægterne er fundet ved at nedskrive udgifter i administrationen med kr. 50.000,-kr. 34.200,-  er taget fra meroverskuddet og de resterende 55.800,- er en nedskrivning af lønbudgettet som ikke forventes brugt, da den tiltænkte vikar til dagtilbuddet ikke er blevet Bansat alligevel. 

 

7. Overførsel fra regnskab 2020 (bilag 4)

- Fra regnskabsår 2020 til 2021 overføres der i alt kr. 1.049.000

- Beløbet fordeles med kr. 611.000,- til Musikskolen og kr. 438.000,- til Det Fynske Samarbejde.

- Overskuddet er skabt af færre aktiviteter i Musikskolen, så som aflyste arrangementer, skolekoncerter mv. grundet corona-situationen.

- Der er lavet årsagsforklaring på dette overskud som er sendt til Økonomisk Forvaltning. 

 

8. Årlig drøftelse af musikskolens takster (bilag 5)

- Gennemgang af nuværende takster.

- Der skal ske en gennemregning af taksterne, da det skan se ud som om, at der er en fejl i forhold taksterne for 40 og 50 min. undervisning. De 50 min. udløser dobbelt rabat hvilket er en fejl. 

- Generel diskussion omkring tider og takster.

- Forslag om, at der nedsættes en gruppe der kan lave en indstilling til takster for Musikskolen med repræsentanter fra bestyrelsen. Forslag om Søren Reimer og Søren Høgsted samt Lars Mortensen og Karin P. Jensen indgår i denne arbejdsgruppe.

- Ønske fra Administrationen om, at takster først træder i kraft pr. 1/8 og herefter følger skoleåret frem for kalenderåret. Bestyrelsen bakker op om dette ønske. 

 

9. Henvendelse fra Nordfyns Billedskole om muligt samarbejde.

- Der har været en orientering om en henvendelse fra Nordyns Billedskole. 

- Der har været afholdt møde med Billedskolen, Ungdomsskolen og Musikskolen og muligt samarbejde.

- Billedskolen er i dag en privat forening som er kørt over i aftenskoleregi. 

- Billedskolen ønsker, at blive en kommunal institution. 

- Ungdomsskolen og Musikskolen har bedt Billedskolen om igennem deres bestyrelse, at arbejde videre med en officiel henvendelse omkring dette, således den kan blive integreret i det kommunale system. Dette vil være en længere proces.

 

10. Status på arbejdsmiljø og elevernes undervisningsmiljø

- Der har været udarbejdet en UMV (undervisningsmiljøvurdering) bland Musikskolens elever.

- Denne undersøgelse skal udføres hvert 3. år og indsendes til Undervisningsministeriet.

- Undersøgelsen har være udmøntet i et spørgeskema til alle eleverne.

- Undersøgelsen viser en generel tilfredshed ved at gå i Musikskolen. 

- Der undersøges på forskellige parameter omkring undervisning, undervisere, vejledning, det sociale miljø og fysiske miljø.

- 76 elever ud af ca. 210 elever har svaret på undersøgelsen.

- Resultatet af undersøgelsen er lagt på Musikskolens hjemmeside.

 

11. Status på planlægningen af næste skoleår, herunder arbejdet med ”De musikalske fællesskaber”. (bilag 6)

- Allerede på nuværende er der begyndt at være bekymringer blandt lærerne om det vil være muligt at få tilmeldinger i hus.

- Der udbydes de vanlige tilbud til næste skoleår. Der ud over vil der også være en introduktion af De Musikalske Fællesskaber.

- De Musikalske Fælleskaber vil ikke erstatte de nuværende velfungerende sammenspilsgrupper, men være et yderligere tiltag hvor sammenspil integreres i Fællesskaberne.

- Der har været ganske få i lærergruppen, som har været lidt forbeholden for projektet omkring fællesskaberne, men via god dialog er alle ved at være med på sporet. 

- Forslag om det kunne overvejes, om fremtidig hørelære kunne ske online, således eleverne ikke nødvendigvis skal møde ind på Musikskolen flere gange om ugen. 

 

12. Drøftelse af forventninger til mødet med Børne- og Ungeudvalget den 13. april.

- Bestyrelsen er blevet inviteret til 1 times møde med Børne- og Ungeudvalget. 

- Der laves en forventningsafstemning omkring, hvad der skal ske på mødet, og hvor mange der skal med.

 

13. Arbejdet med visionsplan 2020-2025  

- De Musikalske Fællesskaber er det punkt i visionsplanen som der lige pt. arbejdes på højtryk med. 

- Visionsplanen har fået stor ros fra flere forskellige sider.

 

14. Evt. 

- Forslag om, der måske skulle arbejdes i, at få flere voksenelever ind i Musikskolen evt. også undervisning af forældre til børn der allerede er i Musikskolen. Til dette kan det nævnes, at der allerede er tilbud for og elever/voksne i gang i Musikskolen, hvor det både er barnet og en forældre, der modtager undervisning. Ligeledes skal det nævnes, at der ikke gives tilskud til elever over 25 år, hvorfor disse som regel undervises igennem en Aftenskolen, hvor det er Aftenskolen, der køber undervisning af Musikskolen til voksenundervisning.

Bestyrelsesmøde – Musikskolen

Mødedato: 14.12.2020
Mødested: Zoom - møde (Carton sender et link før mødet!)
Møde start/slut: Kl. 19.30

Deltagere

Anni Pilegaard Christiansen, Søren Høgstedt, Søren Reimer, Karin Rochler, John Syberg, Dorte Schmidt, Kenneth Maar Clausen, Carton Sønder og Lars K. Mortensen

Gæst: Karin P. Jensen og Monica S. Andersen

Dagsorden:

1. Godkendelse af dagsorden. 

- Nyt punkt til dagsorden.

Corona – undervisning efter nytår – punktet indsættes som punkt 8 og rykker herefter de andre punkter ned. 

 

2. Godkendelse af referat (Bilag)

- Godkendt

 

3. Orientering 

- Der har været lavet optagelser til online julekalender – det har været en god proces.

- Dem som ikke har været med til optagelser til julekalender har fået lavet optagelser som kan bruges til forældre og bedsteforældre. Disse optagelser bliver ikke offentliggjort af Musikskolen.

- Musicalen er blevet rykket fra februar til juni. Der afventes om der kan stilles orkester. 

- Musikskolen har lukket ned for al undervisning i uge 51 efter samråd med skolechefen. Denne uge køres der ikke med onlineundervisning. 

- Der har dd. været afholdt samtale med en vikar til dagtilbudsområdet, som skal hjælpe med undervisning i foråret. Hvornår hun starter er endnu uvist, da vi ikke på nuværende ved, om vi kan starte med undervisning i dagtilbuddet fra januar. 

 

4. Status på økonomi (bilag)

- Pr. 9. december er det samlede forbrug af budgettet på 84%. 

- Forventet regnskab viser et forventet overskud på ca. 576.000 kr. 

 

5. Budget for næste regnskabsår (bilag)

- Gennemgang af forslag til budget 2021.

- Ønske om, at der afsættes midler fra overskud til forbedring af fysiske rammer i vores egne lokaler, især til forbedring af lyd.

 

6. Årshjulet tages til revision (bilag)

- Ingen nye input til årsplan så den forsætter til næste år. 

 

7. Fastsættelse af næste års møder

- Lars kigger kalender for de politiske møder og kommer med forslag til nye datoer for næste års møder.

 

8. Corona – undervisning efter nytår

- Der ønskes en beslutning om, at Musikskolen kan leverer den betalingsvare det er, ved at undervise online. Bestyrelsen godkender, at der kan undervises online, hvis der ikke kan ske fremmøde grundet for højt smittetal eller lokale smitteudbrud.

 

9. Orientering om det videre arbejde med visionsplan 2020-2025

- Bestyrelsen er blevet inviteret til et virtuelt møde med direktionen hvor visionsplanen bl.a. skal fremlægges. 

- Der er lavet en plan for det videre arbejde med de forskellige versioner - startende med Fællesskaber.

- Forslag om at vende tilmeldingen rundt således, at man ikke tilmelder sig et solofag, men først et fællesskab og herefter et instrument. 

- Man skal huske, at Fællesskabet skal give mening og bidrage til, at eleven bliver bedre til sit instrument. 

- Alle skal føle, at eleven er med for lære noget mere ud over soloundervisningen. 

- Man skal huske, at dét der fastholder mange elever bl.a. også er det sociale fællesskab. 

- Kerneydelsen er fortsat udviklingen af det instrumentale, men det sociale fællesskab kan være med til at styrke den individuelle læring.

- Fællesskaberne kan være en mulighed for, at blande instrumentgrupper som måske ikke altid lige er oplagte at samle.

- Fællesskabet skal bestemt også være læring og ikke kun socialt hygge.

- Måske der skal gøres mere for, at skabe gode rammer for de ældre elever der vil videre i det musikalske liv på MGK mv. 

- Måske skal eleverne være med mere ind over udviklingen. Dette er også planen og vil ske som det næste punkt. 

- Der er en forventning om, at omlægningen til de nye fællesskaber kan holdes inden for den nuværende økonomiske ramme for sammenspil. 

- Fællesskaberne kan også være et redskab til at hjælpe de lidt ældre elever med at agerer socialt på andre områder også.

- Man skal også huske på, at det kan give udfordringer i familierne hvis der skal mødes ind på musikskolen flere gange om uge, samtidig med at andre fritidsaktiviteter også skal passes. 

- Måske skal fællesskaberne ikke være på ugebasis men mere projektorienteret.

- Der skal en kulturændring til og en god præsentation af fællesskaberne for at skabe en god implantation.

 

10. Evt. 

- Intet.

 

Bestyrelsesmøde – Musikskolen

Mødedato: 26.10.2020
Mødested: Zoom - møde
Møde start/slut: Kl. 19.00

Deltagere

Anni Pilegaard Christiansen, Søren Høgstedt, John Syberg, Dorte Schmidt, Kenneth Maar Clausen, Carton Sønder og Lars K. Mortensen

Gæst: Karin P. Jensen og Monica S. Andersen 

Fraværende: Karin Rochler, Søren Reimer

 

Dagsorden:

1. Godkendelse af dagsorden. 

- Godkendt

 

2. Godkendelse af referat (Bilag)

- Godkendt

 

3. Orientering 

- Der begyndes at mærkes lidt coronatræthed, men der er stadig højt humør på lærerfronten. 

- Projektugen i uge 46 er aflyst. Der vil være alm. undervisning i stedet for.

- Musikskolen har fået lov til at ansætte en ny souschef når nuværende stopper. Stillingen vil dog kun være på 20 timer om ugen. 

- Der skal nu arbejdes på ansættelsesprocedure omkring ny ansættelse.

- Det er fortsat udvist, om der afvikles ”normale” julekoncerter, eller om det måske i år bliver noget helt andet evt. virtuelt. 

 

4. Status på økonomi

- Der har d. 23. oktober været gennemgang af forventet regnskab. Dette er sket i samarbejde med økonomisk konsulent Iben Dahl.

- Det forventede regnskab for 2020 ser ud til at ende med et overskud på ca. kr. 570.000,- 

- Pt. er der brugt 77 % af budgettet (var hele budgettet brugt indtil nu ville procentdelen have ligget på 83%) Det vil sige, at Musikskolen ligger ca. 6 % under budgettet.

- Der arbejdes på at der fremlægges oplæg til budget 2021 på kommende bestyrelsesmøde. 

- Alle institutioner er blevet bedt om så vidt muligt at overføre midler til næste år.

- Det forventes, at der skal ansættes en barselsvikar på dagtilbudsområdet.

 

5. Vedtagelse af visionsplan 2020-2025

- Projektkoordinator Monica Schmidt Andersen fremlage kort den videre proces omkring færdiggørelsen af visionsplanen.

- Siden sidst har der været brugt en del tid på drømmene samt titlen.

- Titlen er blevet: ”Sammen om fremtidens toner”.

- Der har været en grafiker og en fotograf ind over opsætningen af det færdige resultat.

- Der er stor ros til arbejdet omkring visionsplanen.

- Der er nu nedsat en projektgruppe som skal arbejde videre med visionerne og lave målplaner og strategier for udførsel af visionerne. 

- Personalet bliver forelagt visionsplanen på personalemøde den 7. november. 

- Som udgangspunkt skal der trykkes 300 stk. som skal uddeles til hele personalegruppen, til bestyrelsen, ligge på biblioteker mv. den skal uddeles til dem som har interesse herfor. Det politiske niveau, direktion mv. skal også have et eksemplan så der kommer ekstra fokus på Musikskolen og dennes visioner.

- Forslag om, at Børne & Ungeudvalget også skal præsenteres for visionsplanen så den åbenbares for det politiske niveau. 

 

6. Evt. 

- Næste møde er planlagt til den 14. december.

Bestyrelsesmøde – Musikskolen

Mødedato: 08.09.2020
Mødested: Søndersøskolen - Personalerum
Møde start/slut: Kl. 19.00

Deltagere

Anni Pilegaard Christiansen, Søren Høgstedt, Søren Reimer, Karin Rochler, John Syberg, Dorte Schmidt, Kenneth Maar Clausen, Carton Sønder og Lars K. Mortensen

Gæst: Monica S. Andersen deltager. 

Fraværende: John Syberg, Søren Høgstedt, Dorte Schmidt

 

Dagsorden:

1. Godkendelse af dagsorden. 

Dagsordenens punkt 7 udgår

Tilføjelse af pkt. 4.c vedtagelse af budget 2020

 

2. Godkendelse af referat (Bilag)

Referatet af 05.12.2019 er godkendt og underskrevet

 

3. Orientering fra Ledelsen

Souschef Carton Sønder Nielsen går på pension med udgangen af juli 2021.

Orientering om aflyst forældremøde, der afløses med tiltag om videoer. 

Status på elevtal 210 og en venteliste på 12 elever. Sidste skoleår sluttede med 217 elever.

 

4. Økonomi

a. Status på økonomien 2020 (bilag)

Økonomien blev gennemgået. Der forventes et overskud på ca. 250.000 kr. med dette regnskabsårs afslutning

b. Afslutning af årsregnskabet 2019 (bilag)

Musikskolen fremviste et overskud på 55.000 kr. 

c. Vedtagelse af budget 2020

Det fremsendte budget vedtaget

 

5. Håndtering af Corona

a. Status

Stor ros til lærergruppen for kreative løsninger under hjemsendelsen.

b. Håndtering af problematikker omkring online-undervisning.

Bestyrelsen åbner op for betalt online-undervisning, hvor det ikke er muligt at fremmøde på musikskolen for elever og lærere. Dette ses som undtagelsen mere end reglen!

 

6. Orientering om Musikskolens trivselsundersøgelse (bilag)

Trivselsmålingen er drøftet og fremlagt til orientering

 

7. Nyt fra lærergruppen

 

8. Visioner (bilag)

- Projektkoordinator Monica Schmidt Andersen, Nordfyns Musikskole, orienterede om processen og fremlagde forslag til visioner for Musikskolen til drøftelse i bestyrelsen, forud for processens endelige vedtagelse på næste bestyrelsesmøde.

- Der arbejdes på at der foreligger en trykt udgave af visionsplanen til november.

- Bestyrelsen ønsker, at der arbejdes videre med afsnittet omkring de 16 – 25 årige og talenteleverne. 

- Bestyrelsen savner, at der drømmes større og tænker længere end 5 år.